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致翔OA为东莞医院量身定制医院OA办公系统平台


一、概述
东莞东华医院是一所现代化综合医院,占地面积150亩,总投资8.4亿元人民币。医院门急诊每天能接纳6000人次就诊,住院大楼可容纳约1100张标准病床,目前实际开放病床1080张。医院设有26个住院病区、15个医技科室以及6个门急诊单元(中心门急诊、旗峰门急诊、上桥门诊、学校门诊)以及1个旗峰分院。
医院现有员工1550人,其中高级职称人员230人博士后2人、博士研究生2人、硕士研究生120人、博士研究生导师1人、硕士研究生导师6人。同时,医院投资近3亿元人民币,引进了包括PET/CT、直线加速器(clinac2300 c/d)、西门子模拟定位机、64排螺旋CT、核磁共振成像系统(INTERA l.5T)等在内的大型医疗设备70多台(套),为保障医疗质量与安全、不断提高技术水平,奠定了良好的基础。
    随着东华医院对自身医疗行业管理信息化的不断深入和医院本身对信息化管理的要求不断提高,逐步认识到,由于医院中部门繁多,传统的管理方法往往会造成:
(1)签核程序繁琐,工作相互干扰
(2)人工操作难免疏忽与意外,造成遗失、延误、缺席等 
(3)制度制定后不易迅速执行 
(4)制度调整更加困难重重 
(5)人事组织异动,“适应期”较长 
(6)难以掌控工作进度,更无法分析流程合理度 
(7)纸张表单难以查询 
(8)制度执行人为影响大,效率、质量低下。 
由于以上因素导致了医院整体对外竞争力的降低、工作效率的低下、成本的增加,所以医院原来的网络环境和技术管理手段逐渐不能适应和满足新的要求,现在急需搭建一个稳定、高效、安全、可管理并可持续发展的网络基础平台来承载医院的应用。 
因此基于对大量行政办公和医院办公需求的基础上,面向客户、以现代管理理论为指导的新一代协同办公自动化软件。希望通过OA办公自动化平台,使各种信息数据 能共享使用,减少信息孤岛,从而奠定知识管理的基础,自如应对电子商务和知识经济的挑战。东华人民医院最终选择了致翔OA办公平台协同办公自动化系统来实现领导可以在任意一点掌控全局,监控企业运行,从而达到提升管理、防范风险的目的;同时利用致翔OA办公平台作为信息化平台,使各种信息数据能共享使用,减少信息孤岛,充分发挥信息化带来的实际作用。
        另外东华医院需要把致翔OA与东华现有的人事系统进行对接,人事的考勤,工资和人员变动需要同步到致翔的OA平台里,避免重复登陆,重复录入和数据不一致的情况。

    致翔OA办公平台办公自动化系统融合现代化信息管理手段,推出的一款面向医疗行业企事业单位的现代化办公管理自动化软件。该软件产品技术先进、应用成熟,可以实现信息管理、信息共享、公文处理、文档管理、物品管理,人事管理,业务流程管理、业务数据的汇总统计、电子邮件等信息化基础工作,为实现信息化管理、科学决策提供基本保障。为医疗行业企事业单位提供一套全新的软件系统解决方案,显著提升医疗单位的管理水平,提高办公效率,降低管理成本,从而为单位经济效益的提高发挥积极作用。 
    二、系统特点 
    致翔OA办公平台办公自动化系统,采用基于Intranet/Internet全新的.Net技术完全采用B/S体系结构,具有实施周期短、维护工作量少、自动化备份、高级报表功能等新功能,可满足商业用户,医院单位和政府行政办公的各种应用,具有一下特点: 
    技术先进性: 致翔OA办公平台网络办公自动化系统采用模型组件+WEB技术方式实现,模型组件全部为公司自有技术产品。全面采用业界先进的.NET技术标准,支持XML标准,支持多种后台数据库。支持多种灵活自定义设置、支持在线实时通信、真正支持远程移动办公。 
    安全性: 全面严格的标准数据权限范围控制技术,支持多级授权体系;关键数据采用领先的加密存储技术。 
    自定义扩展性: 自定义组织机构、自定义数据属性、自定义数据表单格式、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多达300多项的自定义选项设置,充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口,支持客户自定义功能装配。 
    多种方式协作交流: 致翔OA办公平台网络办公自动化系统的重要特点反映在强大的成员间协作交流功能上,由协作管理、实时通信、电子邮件、电子论坛等组成的信息协作交流网状功能结构,可以实现用户单位内部各类信息的畅通无阻,实时互动,体现了以交流协作为主的先进的现代办公理念。 
    自定义功能: 在充分总结客户需求的基础上,致翔OA办公平台网络办公自动化系统全面加强用户个性化定义支持,从权限、流程、信息格式等多个方面提供自定义支持,100余项自定义参数设置功能,保证了网络办公自动化系统系统对于用户个性化需求的广泛适应程度。
    工作流管理: 提高了工作效率。工作流就是根据既定的规则集,部分或全部实现一个流程的自动化,在这个过程中文档、信息在参与者之间传递。系统的公文办理流程、申请审批流程,允许用户根据自己的需要图形化定义工作流程。 
三、系统结构 
    完全基于B/S架构:由于采用基于WEB的软件结构,使得致翔OA办公平台随处可用随时可用,实现真正的移动协同办公管理。用户可以在任何具备浏览器的机器上通过Internet/Intranet实现了Web上操作。支持通过VPN或申请固定域名方式,可以使出差在外的员工通过Internet随时访问公司的OA系统,随时联系,移动办公,体现协同办公本质所在。 
    灵活的体系构架:提供与ERP,HR及CRM系统的接口,便于信息系统的集成与整合。为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能,实现了用户自行定义内部管理体系结构,设置各种管理工作流程,系统参数全动态设置等功能。 
    同时,可以使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块,致翔OA办公平台系统独有的“外连接数据库”处理机制可以将医院的ERP系统、财务系统、人事系统、CRM系统等通过定制接口无缝衔接,实现内部信息系统间的互通、互联。 
    另外,致翔OA办公平台办公自动化系统还支持与单位的WEB电子商务网站系统的有机集成。是内网、外网;办公自动化与电子商务形成有机的同意整体。
    四、OA功能设计 
    系统采用全新的.Net技术,完全B/S架构设计,包括个人办公、公共信息,行政办公,工作流程,收文管理,发文管理,档案管理,会议管理,待办事项,日程安排,资产管理,办公用品,物品采购,车辆管理,人事管理,系统管理等,实现了公文档案一体化管理,并具备强大的文档查询功能。 
个人办公:通过员工自定义桌面方便用户的日常工作管理,重点包括个人邮箱、待办事宜、日程安排、工作管理、业务申请、待办文件、业务审批、个人风格、消息机制等模块,快速建立高效、协同的电子办公模式; 
公共信息: 公共信息包括栏目管理、信息发布、信息浏览三大部分功能。各用户可以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置。并根据管理规定设定各栏目相关的发布、管理权限,实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理; 
计划管理:计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定,同时支持进行计划的再分解操作,实现工作由上到下,由总到分的统一安排管理,实现对于工作任务进度、工时进度、任务进度的多种跟踪检查和工作日志的管理; 
公文管理:实现了单位内部发文起草、发布来文登记、根据预先设置的公文办理流程,各环节的办理功能定义,可以实现公文的各项办理工作,包括拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置等; 
文档管理:通过对于单位内部文档库的分类定义,权限划分,建立单位内部文档资源库,各相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布、浏览、修改、查询和下载等操作;
申请审批:系统本身提供了多种定制格式的申请审批类型,同时支持用户根据日常办公的实际情况,自定义其它的申请、请示、报告等,通过设置相应的流转路径,实现申请审批的自动化,管理者可以对需要自己进行审批回复的各类申请、请示、报告进行相应的审批、回复、填写意见等操作。 
采购管理:实现了医院采购的透明,透明,再透明;包括物品公示、采购公示、物品类别定义等功能单元,对采购部门所有采购的商品名称、数量、价格、时间、经办人等信息对于医院所有员工实施透明化。 
人事管理:包括人员档案管理、调动分配管理、离职管理、及各种查询统计,可以实现对单位员工人事信息、岗位调动变化的管理查询功能,考勤管理由签到、签退、请假/销假、加班申请、统计查询等模块组成,可以对单位员工的考勤情况一览无余。 
会议管理:对于单位会议室安排进行预约申请,登记,使用情况查询,根据参加范围自动发送会议通知邮件。打印会议通知等功能可以降低会议管理人员的工作强度,对于各类会议精神、决议的登记,相关文件的上传管理,可以使单位会议管理井井有条,便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。 
资产管理:由资产档案管理、使用归还管理、查询统计等功能模块组成,可以使管理者随时对单位内部资产分布情况、使用情况做到一目了然,同时,通过资产领用责任到人的设计,可以明确使用责任人,有效杜绝资产流失。
资料管理:通过系统建立资料管理档案,支持用户进行资料借阅的在线申请、回复、借出登记、归还登记等全自动操作,摆脱了传统的手工管理效率低下,查找烦琐等弊端。方便了单位员工对于各类资料的借阅操作。 
办公用品:用户通过系统可在线填写采购申请,相关采购管理人员进行采购登记操作,同时通过为各种办公用品设定库存报警值,方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询,于需要对办公用品进行领用的用户,通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理。 
车辆管理:对于单位内部车辆建立相应的车辆档案,详细记录购买情况,车辆情况,对于出车情况建立申请、审批、登记的流程化管理制度,对车辆使用进行合理安排,可以有效提高车辆的利用率。
报销管理:对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理,降低日常报销管理工作的工作强度,提高工作效率。支持用户按部门、款项类别、相关计划进行相应的统计查询,方便管理者进行各种分析决策。 
薪酬管理:包括薪资项目、薪资定义、薪资表、薪资分析、统筹项目、统筹定义、统筹维护、统筹分析、薪资查询等模块组成,实现了对所有医院员工工资情况的统一管理。 
报表管理:主要完成管理者对在职档案人员的查询,查询条件包括:所在部门、专业工种、职称、政治面貌、学历、性别等等;选中要查询人员所在的部门,单击即可,选中之后系统会自动执行查询功能,同时显示出按此条件查询出的人员基本信息。 
系统管理:系统管理包括审批流程的设置,用户可自定义各种办公事务的审批流程,如:请假、加班、用款、报销、用车、会议室预定、公务接待等等;设置各种公文的办理流程和办理权限等。
    五、实施效益 
    东华医院成功实施致翔OA办公平台办公自动化系统,不仅实现了医院的生产控制信息处理与管理的集合,还能够为领导提供快速和精确的决策依据;对于普通管理者来说,OA又能为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作,规范管理,提高工作效率。具体表现如下: 
1、灵活的督办功能:对文件的流转提供特送、退回、收回功能,提高办公效率。 
2、统一消息服务:通过与外部GSM系统的接口,可以将消息、公文、邮件的重要内容发送到用户的手机终端,充分利用手机终端的移动性和实时性。 
3、周全的提醒功能:提供待办收发文提醒等功能并将公文、邮件的信息发送到手机中进行提醒,另外提供来件提醒客户端软件。 
4、简单、友好的Web风格界面:考虑到计算机应用水平的层次性和中国人的办公习惯,采用Web风格的界面设计,使整个系统界面友好、美观,同时极力降低对使用者计算机知识的要求,界面简单,易学易用,特别适合于政府机关和大型企业内的信息系统建设。 
5、实现档案电子借阅和全文检索:结合档案利用和保密的相应制度,实现文件的电子借阅,并通过灵活的审批设置保证了文件的安全性; 
总之,致翔OA办公平台办公自动化系统是一个动态的管理工具,在不断演化和完善的历程中,加快了企业的信息化建设进程,促进事务处理流程重组,通过建立、提高业务能力,取得更多创新和价值。有效提高快速响应能力,增强辅助决策能力,实时共享的信息使决策更快更好,使东华医院信息化管理迈上了一个新的台阶。
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